Podstawowym okresem rozliczeniowym jest okres 12-tu miesięcy. Oznacza to, że raz do roku dokonuje się odczytu podzielników zamontowanych na grzejnikach w Państwa mieszkaniu, wraz z założeniem kapilary na nowy okres rozliczeniowy. Zarówno w trakcie pierwszego montażu podzielników jak i corocznej wymiany kapilar, zakłada się kapilary z tzw. naddatkiem na odparowanie naturalne w okresie 12-tu miesięcy.

Podczas odczytu podzielników w mieszkaniu wypełniany jest
protokół odczytu podzielników

Po dokonaniu odczytów firma rozliczająca otrzymuje z administracji budynku:

• całkowity koszt ogrzewania całego budynku z danego okresu rozliczeniowego (z uwagi na wnoszenie zaliczek na poczet centralnego ogrzewania nie tylko w sezonie grzewczym lecz przez okres 12-tu miesięcy jest on najbardziej optymalnym okresem rozliczeniowym)
• odczytów ze wszystkich zainstalowanych w budynku podzielników
• wysokości zaliczek wniesionych przez poszczególnych lokatorów w danym okresie rozliczeniowym
• powierzchni poszczególnych mieszkań.

Całkowite koszty ogrzewania dzieli się na koszty zmienne i tzw stałe.

Wartość kosztów zmiennych dzieli się przez ilość jednostek odczytanych z podzielników w całym budynku otrzymując w ten sposób cenę jednej jednostki. Znając liczbę jednostek dla danego mieszkania można określić bezpośredni koszt jego ogrzania.

Podobnie określa się wartość wynikającą z kosztów stałych (z tytułu ogrzewania pomieszczeń ogólnodostępnych oraz ciepła emitowanego przez piony i poziomy instalacji centralnego ogrzewania).

Rozliczenie kosztów dla każdego lokatora powstaje w wyniku zestawienia należności określonych na podstawie wskazań podzielników oraz kosztów stałych z wpłaconymi zaliczkami.